Verwalter
TätigkeitsumfangVerwaltungsvertrag und Bevollmächtigung
Aufgaben des Verwalters
Honorar des Verwalters
| Tätigkeitsumfang |
Ein Hausverwalter führt im Auftrag einer Wohnungseigentümergemeinschaft, eines Hauseigentümers oder Mehrheitseigentümers die Verwaltung einer Liegenschaft durch. Er ist dabei Stellvertreter, d.h. er führt die entsprechenden Tätigkeiten auf Rechnung der Eigentümer durch. Ein Verwalter kann sowohl eine natürliche als auch eine juristische Person sein. Gesetzlich definiert ist der Umfang der Verwaltung von Wohnungseigentumsobjekten und von Miethäusern. Inwieweit ein Hausverwalter damit beauftragt wird, richtet sich nach dem Verwaltungsvertrag und der Bevollmächtigung. Im übrigen müssen gesetzliche Verwaltungsaufgaben, die nicht einem fremden Verwalter übertragen werden, von der Eigentümergemeinschaft oder dem Hauseigentümer selbst durchgeführt werden.
Ist der Umfang der übertragenen Aufgaben unklar, wird im Zweifel gesetzlich vermutet, „dass jemand, der einem anderen eine Verwaltung anvertraut hat, diesen auch zu allen Handlungen bevollmächtigt habe, welche die übertragene Verwaltung selbst erfordert und die gewöhnlich damit verbunden sind. Dies gilt typischerweise für den Hausverwalter“.
| Verwaltungsvertrag und Bevollmächtigung |
Umfang des Verwaltungsvertrages
Der Leistungsumfang eines Verwalters ist im Bereich des Wohnungseigentums sehr genau geregelt. Es werden daher diese Tätigkeitsbereiche auch für die Verwaltung von Miethäusern und sonstigen Liegenschaften herangezogen. Wichtig ist immer, im Verwaltungsvertrag diejenigen Leistungen zu umschreiben, zu denen der Verwalter im Rahmen des Pauschalhonorars verpflichtet ist und diejenigen Leistungen anzuführen, für die eine zusätzliche Verrechnung vereinbart wurde.
Bei der Verwaltung von Wohnungseigentumsobjekten muss jeder Wohnungseigentümer, der dies verlangt, vom Verwalter über den Inhalt des Verwaltungsvertrages, insbesondere über das vereinbarte Honorar und den Leistungsumfang, informiert werden. Bei grober Pflichtverletzung durch den Verwalter kann die Eigentümergemeinschaft eine Reduzierung des Verwalterhonorars verlangen. Zusätzlich stehen allfällige Schadenersatzansprüche zu. Über Angelegenheiten der Ordentlichen Verwaltung einer Liegenschaft entscheidet grundsätzlich die einfache Mehrheit der Wohnungseigentümer entsprechend ihrer Miteigentumsanteile. Ist ein Verwalter bestellt, darf kein Miteigentümer eigenmächtig Verwaltungshandlungen vornehmen. Der Verwalter darf in allen Angelegenheiten der ordentlichen Verwaltung entscheiden, er kann aber auch eine Beschlussfassung durch die Mehrheit der Eigentümer herbeiführen.
Abschluss und Beendigung eines Verwaltungsvertrages
Bei Wohnungseigentumsobjekten schließt in der Regel die Eigentümergemeinschaft aufgrund eines einfachen Mehrheitsbeschlusses einen Verwaltungsvertrag, ansonsten der Alleineigentümer oder die Mehrheit der (schlichten) Miteigentümer.
Wird bei Wohnungseigentumsobjekten ein Verwaltungsvertrag auf unbestimmte Zeit abgeschlossen, kann dieser sowohl von der Eigentümergemeinschaft als auch vom Verwalter mit dreimonatiger Kündigungsfrist zum Ende einer Abrechnungsperiode, daher in der Regel zum 31.12., gekündigt werden.
Wird ein Verwaltungsvertrag über Wohnungseigentumsobjekte auf bestimmte, aber mehr als dreijährige Zeit abgeschlossen, kann er sowohl von der Eigentümergemeinschaft als auch vom Verwalter erstmals nach Ablauf von drei Jahren mit dreimonatiger Kündigungsfrist ohne Angabe von Gründen zum Ende einer Abrechnungsperiode, daher in der Regel zum 31.12. gekündigt werden. Wird ein Verwaltungsvertrag auf bestimmte Zeit abgeschlossen und darüber hinaus stillschweigend verlängert, gilt das als Verlängerung auf unbestimmte Zeit.
Aus wichtigen Gründen kann ein Verwaltungsvertrag jederzeit von der Eigentümergemeinschaft gekündigt werden. Bei grober Pflichtverletzung durch den Verwalter kann der Vertrag auf Antrag eines Wohnungseigentümers vom Gericht aufgelöst werden.
Bei Verwaltung von Wohnungseigentumsobjekten müssen Name und Anschrift des Verwalters im Grundbuch ersichtlich gemacht werden. Nach Auflösung eines Verwaltungsvertrages ist die Löschung zu veranlassen.
Bevollmächtigung
Mit der Bevollmächtigung wird der Hausverwalter zum Stellvertreter der Wohnungseigentümergemeinschaft bzw. des Hauseigentümers. Er ist im Namen und im Auftrag sowie auf Rechnung der Eigentümergemeinschaft oder des Hauseigentümers tätig und muss dies gegenüber Dritten auch deutlich zum Ausdruck bringen. Werden Dritte durch Verträge verpflichtet, wirkt das so, als ob die Wohnungseigentümergemeinschaft oder der Hauseigentümer selbst den Vertrag abgeschlossen hätten.
| Aufgaben des Verwalters |
Vertretung nach außen
Bei Wohnungseigentumsobjekten vertritt der Verwalter die Eigentümergemeinschaft unbeschränkt nach außen, dazu kann er berufsmäßige Parteienvertreter, wie Rechtsanwälte oder Notare bestellen. Er vertritt die Eigentümergemeinschaft vor Gericht und vor Behörden und kann in allen mit der Liegenschaft zusammenhängenden Angelegenheiten Grundbuchsgesuche einbringen.
„Bauliche“ Verwaltung einer Liegenschaft
Der Verwalter muss für die ordnungsgemäße Erhaltung und Betreuung der Liegenschaft sorgen. Im Bereich des Wohnungseigentums ist er ohne gesonderten Beschluss der Eigentümergemeinschaft zur Abwicklung von Angelegenheiten der ordentlichen Verwaltung berechtigt und verpflichtet, Angelegenheiten der außerordentlichen Verwaltung darf er nur aufgrund eines Mehrheitsbeschlusses der Wohnungseigentümer durchführen. Er muss die gemeinschaftsbezogenen Interessen aller Wohnungseigentümer wahren und die Weisungen der Mehrheit der Wohnungseigentümer befolgen, außer diese sind gesetzwidrig. Will der Verwalter ein Rechtsgeschäft, etwa einen Auftrag, mit jemandem abschließen, zu dem er ein familiäres oder wirtschaftliches Naheverhältnis hat, muss er die Wohnungseigentümer darüber informieren. Für Erhaltungsarbeiten, die über die laufende Instandhaltung hinausgehen, und für größere Verbesserungsarbeiten, muss er mindestens drei Angebote einholen.
Die ordentliche „bauliche“ Verwaltung einer Liegenschaft umfasst vor allem:
- die ordnungsgemäße Erhaltung der allgemeinen Teile der Liegenschaft, einschließlich baulicher Veränderungen, die über den Erhaltungszweck des Hauses nicht hinausgehen sowie die Behebung ernster Schäden des Hauses in einem Wohnungseigentumsobjekt oder Mietobjekt, das sind besonders
- Erforderliche Arbeiten zur Erhaltung der allgemeinen Teile des Hauses
- Erforderliche Arbeiten zur Erhaltung der Wohnungseigentumsobjektes oder Mietobjektes, wenn es sich
- Um die Behebung von ernsten Schäden des Hauses handelt
- Um die Beseitigung einer vom Mietobjekt ausgehenden erheblichen Gesundheitsgefährdung handelt
- Um erforderliche Arbeiten handelt, um ein zu vermietendes Objekt in brauchbarem Zustand zu übergeben.
- Erforderliche Arbeiten zur Aufrechterhaltung des Betriebes von bestehenden Gemeinschaftsanlagen, wie Aufzüge, Waschküche etc. Dies entfällt, wenn alle Wohnungseigentümer oder Mieter für die gesamte Dauer auf die Benützung verzichten.
- Neueinführung oder Umgestaltung, die aufgrund öffentlich-rechtlicher Verpflichtungen vorzunehmen sind
- Energiesparende Maßnahmen
- Die Installation und die Miete von technisch geeigneten Messvorrichtungen zur Verbrauchsermittlung
Nützliche Verbesserungen oder sonstige bauliche Veränderungen an den allgemeinen Teilen der Liegenschaft, die über die Erhaltung hinausgehen, gehören bei der Verwaltung von Wohnungseigentumsobjekten zur außerordentlichen Verwaltung und dürfen nur mit Mehrheitsbeschluss der Wohnungseigentümer durchgeführt werden. Alle anderen Angelegenheiten der außerordentlichen Verwaltung, die nicht Veränderungen an den allgemeinen Teilen der Liegenschaft betreffen, müssen einstimmig beschlossen werden. Wobei auch die Genehmigung eines Mehrheitsbeschlusses durch das Gericht möglich ist.
Laufende „finanzielle“ Verwaltung
Der Verwalter muss die Zahlungstermine aller laufenden Zahlungen der Wohnungseigentümer und Mieter, wie Vorauszahlungen, Miete etc. überwachen und bei nicht fristgerechter Zahlung diese einmahnen. Die Höhe der Vorauszahlungen etwa für Betriebskosten, muss gegebenenfalls angepasst werden. Versicherungsverträge müssen abgeschlossen, überwacht und allfällige Versicherungsschäden abgewickelt werden. Steuern und Gebühren müssen fristgerecht abgeführt werden.
Für künftige Aufwendungen in Wohnungseigentumsanlagen muss eine Rücklage gebildet werden. Der Verwalter setzt den Betrag entsprechend der voraussichtlichen Entwicklung fest. Die Rücklage muss auf einem für jeden Wohnungseigentümer einsehbaren Eigenkonto der Eigentümergemeinschaft oder auf einem Anderkonto zinsbringend angelegt werden. Wird ein Verwaltungsvertrag beendet, muss der bisherige Verwalter sofort eine Abrechnung der Rücklage erstellen und den Überschuss an den neuen Verwalter ausfolgen.
Für die Aufnahme eines Darlehens durch den Hausverwalter ist grundsätzlich kein Beschluss der Eigentümergemeinschaft erforderlich (idR Aufgabe der ordentliche Verwaltung). Im Verwaltungsvertrag kann dies vereinbart werden. Der Verwalter muss die fristgerechte Rückzahlung der für eine Liegenschaft aufgenommenen Darlehen vornehmen. Da diese Rückzahlungen üblicherweise aus den Vorschreibungen an die Wohnungseigentümer erfolgt, ist eine regelmäßige Überprüfung erforderlich, ob die Beiträge der Wohnungseigentümer dafür ausreichen und diese gegebenenfalls angepasst werden müssen.
Der Verwalter muss Einnahmen aus den allgemeinen Teilen der Liegenschaft an die Wohnungseigentümer dem Verhältnis ihrer Anteile entsprechend aufteilen. Einnahmen aus einem Wohnungseigentumsobjekt müssen dem Wohnungseigentümer zugeteilt werden.
Ein Verwalter ist Treuhänder der ihm anvertrauten fremden Gelder. Er muss sie daher in geeigneter Form, etwa auf Sparbücher oder Sparkonten, anlegen. Alle Ein- und Auszahlungen müssen über ein Eigenkonto der Eigentümergemeinschaft oder ein Anderkonto durchgeführt werden. Diese Konten müssen für jeden Wohnungseigentümer sowie den Hauseigentümer einsehbar sein. Die Führung eines gemeinsamen Kontos für mehrere Liegenschaften ist unzulässig.
Wohnungseigentümer - Vorausschau
Der Verwalter muss den Wohnungseigentümern jährlich bis spätestens zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode, das ist in der Regel der 31.12. eines jeden Jahres, eine Vorausschau erstellen. Dies muss den Wohnungseigentümern sowohl durch Übersendung (Post, E-Mail) als auch durch Hausanschlag zukommen.
Die Vorausschau muss beinhalten
- die in absehbarer Zeit notwendigen, über die laufende Instandhaltung hinausgehenden Erhaltungsarbeiten
- die in absehbarer Zeit geplanten Verbesserungsarbeiten
- die dafür erforderlichen Beiträge zur Rücklage
- sonst vorhersehbare Aufwendungen, vor allem Bewirtschaftungskosten
- die sich daraus ergebenden Vorauszahlungen
Bis spätestens sechs Monate nach Ende der Abrechnungsperiode, daher in der Regel bis 30.6., muss der Verwalter jedem Wohnungseigentümer eine schriftliche Abrechnung übermitteln, ein Anschlag im Haus ist nicht erforderlich. Die Wohnungseigentümer können in die Belege einsehen und auf ihre Kosten Kopien anfertigen lassen.
In dieser Abrechnung müssen sämtliche Einnahmen und Ausgaben, die für die Eigentümergemeinschaft erfolgten, aufgegliedert sein. Beinhaltet sein muss eine Abrechnung der Rücklagen sowie eine Betriebskostenabrechnung.
Ergibt sich aus der Abrechnung der Betriebskosten für einen Wohnungseigentümer ein Überschuss, wird dieser Betrag auf seine künftigen Vorauszahlungen gutgeschrieben. Ergibt sich eine Nachzahlung, muss diese innerhalb von zwei Monaten ab Rechnungslegung bezahlt werden. Anderslautende Vereinbarungen oder Beschlüsse sind möglich.
Betriebskostenabrechnung
Bis spätestens 30.6. eines jeden Kalenderjahres muss der Verwalter eine Betriebskostenabrechnung erstellen, die für Wohnungseigentumsobjekte üblicherweise in der allgemeinen Jahresabrechnung enthalten ist. In einem Miethaus muss sie für alle Mieter zur Einsichtnahme aufgelegt werden. Wohnungseigentümer und Mieter können in die Belege einsehen und auf ihre Kosten Kopien anfertigen lassen.
Folgende Beträge müssen aufgegliedert sein:
- Wasser- und Abwassergebühren inkl. Wartungsgebühren
- Kosten der Eichung, Wartung und Ablesung von Messvorrichtungen zur Verbrauchsermittlung
- Rauchfangkehrerkosten
- Kanalräumungskosten
- Müllabfuhr
- Schädlingsbekämpfungskosten
- Beleuchtungskosten des allgemeinen Teils des Hauses
- Kosten für Versicherungen
- Kosten der Verwaltung
- Hausbetreuungskosten
- Allfällige Abfertigungsrückstellung für Hausbesorger
Heizkostenabrechnung
Der Verwalter von Wohnungseigentumsobjekten muss den Wohnungseigentümern spätestens bis 30.6. eine ordentliche und richtige Abrechnung über die Heizkosten und Warmwasserkosten nach dem Heizkostenabrechnungsgesetz übermitteln.
Hauseigentümer-Abrechnung
Ein Miethauseigentümer muss zum Anfang jedes Quartals eine Abrechnung erhalten, aus der sich alle für sein Vermögen getätigten Einnahmen und Ausgaben ergeben. Meist ist im Verwaltungsvertrag eine Bestimmung enthalten, wonach eine Abrechnung als genehmigt gilt, wenn nicht innerhalb einer Frist Einwendungen dagegen erhoben werden. Diese Fristen betragen in der Regel 4 bis 6 Monate.
Hauptmietzins-Abrechnung
Bis spätestens 30.6. eines jeden Kalenderjahres muss der Verwalter eine Abrechnung über die Einnahmen- und Ausgaben erstellen und an einer geeigneten Stelle im Haus allen Mietern zur Einsichtnahme aufgelegt werden. Die Abrechnung muss in einer übersichtlichen und für einen durchschnittlichen Mieter nachvollziehbaren Form erfolgen. Eine Übersendung an jeden einzelnen Mieter ist nicht erforderlich.
Die Mieter können in die Belege einsehen und auf ihre Kosten Kopien anfertigen lassen.
Folgende Einnahmen müssen ausgewiesen werden:
- der tatsächliche Hauptmietzins für die vermieteten Objekte
- eine fiktive Verrechnung für Objekte, die der Vermieter selbst benützt
- eine fiktive Verrechnung für Objekte, die ein Wohnungseigentümer selbst benützt
- eine fiktive Verrechnung für leerstehende Objekte
- 25% der Einnahmen aus Werbeflächen
- Zuschüsse zu Erhaltungs- und nützliche Verbesserungsarbeiten
- „Verbotene Ablösen“
- Versicherungsleistungen
- Erhaltungs- und Verbesserungsaufwand
- 20% Prämie für Erhaltungs- und Verbesserungsarbeiten
- Vermögensteuer
- Ablösezahlungen an Vormieter
- Event. Steuern vom Einnahmenüberschuss
- Versicherte Schadensfälle
- Kosten für Messgeräte zur individuellen Verbrauchsmessung
Eigentümerversammlung und Protokoll
Der Verwalter muss für Wohnungseigentumsobjekte mindestens alle zwei Jahre eine Eigentümerversammlung einberufen. Das ist auch dann erforderlich, wenn es keine besonderen Besprechungspunkte gibt. Tag und Zeitpunkt der Eigentümerversammlung müssen so gewählt werden, dass möglichst viele Wohnungseigentümer daran teilnehmen können.
Mindestens zwei Wochen vor der Eigentümerversammlung muss jeder Wohnungseigentümer schriftlich über den Termin informiert werden und die zur Beschlussfassung anstehenden Gegenstände bekanntgegeben werden. Diese Information muss an einer deutlich sichtbaren Stelle im Haus angeschlagen werden und jedem einzelnen Wohnungseigentümer übermittelt werden.
Über jede Eigentümerversammlung muss der Verwalter ein Protokoll anfertigen, indem zumindest die Teilnehmer, die Abstimmungsergebnisse und die gefassten Beschlüsse angeführt sind. Dieses Protokoll muss jedem Wohnungseigentümer schriftlich übermittelt werden und an einer deutlich sichtbaren Stelle im Haus angeschlagen werden. Ergab eine Abstimmung keine Mehrheit für oder gegen einen Vorschlag, muss der Verwalter diejenigen Wohnungseigentümer, die nicht bei der Eigentümerversammlung anwesend oder vertreten waren, gleichzeitig mit der Übersendung des Protokolls auffordern, sich dazu innerhalb einer bestimmten Frist zu äußern.
Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft
Jedem Wohnungseigentümer muss die Gelegenheit gegeben werden, an der Beschlussfassung mitzuwirken. Beschlüsse können entweder in der Eigentümerversammlung oder im Umlaufweg gefasst werden, dies kann schriftlich oder mündlich erfolgen. Damit ein Beschluss wirksam wird, ist jedoch immer Voraussetzung, dass die Wohnungseigentümer Gelegenheit hatten, sich über den Beschlussgegenstand zu äußern, auch wenn sie es tatsächlich nicht taten.
Der Verwalter muss alle Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft an einer deutlich sichtbaren Stelle im Haus anschlagen und jedem einzelnen Wohnungseigentümer schriftlich übermitteln. In dem übersendeten Beschluss muss darauf hingewiesen werden, dass für den Beginn der Anfechtungsfrist der Zeitpunkt des Anschlages im Haus entscheidend ist. Ebenfalls angegeben werden muss der Tag des Anschlages und das sich daraus ergebende Ende der Anfechtungsfrist.
Grundsätzlich erfolgt die Übermittlung der Beschlüsse an die Wohnungseigentümer im Postweg an die Wohnungseigentumsadresse, jeder Wohnungseigentümer kann aber eine elektronische Übermittlung verlangen.
Erfolgte eine schriftliche Abstimmung, muss der Verwalter auf Verlangen jedem Wohnungseigentümer über das Stimmverhalten der anderen Wohnungseigentümer Auskunft geben.
Befristete Verträge und Leerstehungen
Der Hausverwalter muss den Ablauf der Befristungen überprüfen. Im Sinne einer „aktiven Liegenschaftsbewirtschaftung“ müssen leerstehende Einheiten zumindest monatlich überprüft werden und eine möglichst rasche Neuvermietung herbeigeführt werden.
| Honorar des Verwalters |
Allgemeines
Das Honorar für Verwalter ist nicht einheitlich geregelt und orientiert sich an den Marktgegebenheiten.
Welche Leistungen des Verwalters von einem Pauschalhonorar oder einem Zusatzhonorar abgegolten sein sollen, richtet sich nach der individuellen Vereinbarung zwischen dem Verwalter und dem Hauseigentümer bzw. der Wohnungseigentümergemeinschaft. Empfohlen wird folgende Leistungen zu berücksichtigen:
- Kontrolle des Objektzustandes
- Erhaltungs- und Verbesserungsmaßnahmen in normalem Umfang
- Abschluss von Betreuungs,- Wartungs- und Serviceverträgen
- Tätigkeiten in Zusammenhang mit Service-, Wartungs- und Reparaturarbeiten
- Führung der für die Betriebsführung erforderlichen Unterlagen, wie Wartungsaufzeichnungen, Prüfbücher etc.
- Erstellung der Eigentümer-Vorausschau
- Inkasso und Mahnwesen der Zahlungen der Wohnungseigentümer bzw. der Mieter
- Jahresabrechnung, Hauptmietzinsabrechnung
- Übliche Verwaltungsangelegenheiten in normalem Umfang, wie Aktenführung, Stammdatenführung, Vertretung vor Behörden etc.
- Eigentümerversammlung mindestens alle zwei Jahre und Protokoll
- Überprüfung, Beratung und Neuabschluss von Betreuungs-, Wartungs- und Serviceverträgen
- Betreuung und Abwicklung von Großreparaturen und Verbesserungsmaßnahmen, wie Planung, Angebotseinholung, Behördenverhandlungen, Erstellen eines Finanzierungskonzeptes, Überwachung der Bauführung, Prüfung aller Rechnungen etc.
- Geltendmachung von Schadenersatz- und Gewährleistungsansprüchen
- Tätigkeiten in Zusammenhang mit Mietverträgen, die die Eigentümergemeinschaft mit hausfremden Dritten schließt, wie etwa Abschluss, Inkasso etc.
- Tätigkeiten in Zusammenhang mit Instandhaltungsdarlehen
- Tätigkeiten in Zusammenhang mit Hausbesorgern und sonstigen Hilfskräften, etwa Abschluss, Kündigung, Lohnverrechnung etc.
- Abrechnungen aufgrund abweichender Aufteilungsschlüssel oder Abrechnungseinheiten
- Durchführung zusätzlicher Eigentümerversammlungen und Protokollerstellung
- Maßnahmen der außerordentlichen Verwaltung der Eigentümergemeinschaft, sofern dies über den normalen Umfang hinausgeht
- Führen von Schlichtungsstellung- und Gerichtsverfahren, sofern kein Rechtsanwalt damit betraut ist
- Übergabe der Verwaltungsunterlagen bei Ende der Verwaltungstätigkeit
In Wohnungseigentumshäusern kann das Verwaltungshonorar einen Promillesatz des Neubauwertes der Liegenschaft darstellen, üblich sind aber auch Vereinbarungen über Beträge pro Quadratmeter und Nutzfläche oder pro Wohneinheit.
Zusatzleistungen des Verwalters werden, meist nach Stundensatz oder in einem Prozentsatz des Bauvolumen abgerechnet.
Gewährt ein Verwalter einem Klienten ein Darlehen aus eigenen Mitteln, gebühren ihm dafür angemessene Zinsen.
Kosten für Grundbuchsauszüge, Firmenbuchauszüge etc. sowie für Porto und Kopien können bei Vereinbarung an die Kunden weiterverrechnet werden. Für Kopien ist dabei ein Satz von € 0,58 üblich.